職場のコミュニケーションを活性化する方法は？具体的な施策を紹介

職場のコミュニケーションは、普段の会話とは違った難しさがあります。職場のコミュニケーションで失敗した場合、取引先とトラブルになったり、他職員と連携が取れなかったりと仕事のパフォーマンスに大きく影響を及ぼすこともあるでしょう。本記事では、コミュニケーションを円滑にするコツや具体的な改善策について解説します。

職場でのコミュニケーションが重要な理由

職場でのコミュニケーションは、信頼関係を築き、業務を円滑に進めるために重要です。職場での意思疎通が不足するとミスやトラブルが増えますが、円滑なコミュニケーションが取れていれば情報共有がスムーズになり、生産性も高まります。

また、日常的なやりとりは人間関係の摩擦を減らし、働きやすい職場の雰囲気を作ります。相手を尊重するコミュニケーションが日常的に行われている職場は、職員の心理的安全性を高め、結果として離職防止や組織全体の業績の安定にもつながるでしょう。

職場で円滑なコミュニケーションを取るコツ7選

職場で円滑なコミュニケーションを取るには、1人ひとりの相手と丁寧に接することが大切です。とくに、相手の話を良く聞き、相手を尊重した態度で接することを意識すると良いでしょう。ここでは、職場で円滑なコミュニケーションを取るコツを7つご紹介します。

相手の話に耳を傾ける

職場でのコミュニケーションを円滑にするには、まず相手の話に耳を傾けることが重要です。相手の言葉だけではなく、表情や声のトーン、身振り手振りなどにも注意を払い、背景にある意図や感情まで汲み取る姿勢で接すると、より良い信頼関係を築けるでしょう。

また、自分の伝えたいことだけを一方的に伝えるのではなく、まずは相手の話を聞く姿勢を持つことで、業務上の重要な情報を得られることもあります。仕事のパフォーマンスを高めるためにも、常に相手の言葉に耳を傾けることが大切です。

相手のペースに合わせる

職場でのコミュニケーションを円滑にするためには、相手の話す速度や声のトーン、相づちのリズムなどを相手のペースに合わせることが重要です。これはペーシングと呼ばれるコミュニケーションスキルで、相手の警戒心を解き、安心感や親近感を持ってもらうのに効果的な手法です。

話のスピードや声のトーンは、人によって異なります。完全に一致させるのは難しいですが、できるだけ相手のペースに合わせると、より良い信頼関係を築けるでしょう。ただし、不自然な模倣にならないようにすることも大切です。わざとらしくならないように、さりげなく調整しましょう。

自分の意見を明確に伝える

意見を述べるときは、率直かつ誠実に「自分の意見である」ことを伝えましょう。主語を「私」にする「アイ・メッセージ」は、自分の考えや気持ちに責任をもって表現することにつながり、責任感のある印象を与えます。

より良好なコミュニケーションを取るためには、相手の意見を尊重するだけでなく、自分の意見をはっきりと伝え、対等な立場で意見を交わすことが重要です。

非言語にも気を配る

コミュニケーションは、言葉だけではありません。会話をするときには、表情や視線、声のトーンなど、言葉以外の要素も意識しましょう。

たとえば、笑顔やうなずきは好意や共感を伝え、アイコンタクトや柔らかな声の調子は誠実さや安心感を与えます。逆に、無表情やため息、視線を避ける態度は、内心の不満を無意識に伝えてしまい、誤解や関係の悪化につながります。職場でのコミュニケーションでは、言語以外の要素にも配慮しましょう。

相手を尊重する

職場での円滑なコミュニケーションを実現するには、まず相手を尊重する姿勢が必要です。自分の考えを押し付けるのではなく、相手の意見や立場を理解しようとする姿勢が信頼関係を深めます。

具体的には、相手の発言に耳を傾け、感謝やねぎらいの言葉を添えることで、安心して意見を交わせる環境を作れるでしょう。また、互いの働きを認め、敬意を持って接することで、余計な誤解や衝突を減らし、チーム全体の協力体制を強化する効果もあります。

相手によって柔軟に対応する

職場でのコミュニケーションを円滑にするには、相手に応じてコミュニケーションの取り方を柔軟に変えることも大切です。

たとえば、論理的な説明を好む方や、共感重視で話を聞きたい方など、相手に伝わりやすい方法には個人差があります。そのため、相手の反応や表情を観察しながら「説明の深さ」や「トーン」、「言葉の選び方」を臨機応変に調整することが重要です。

相手の特性に応じて柔軟に対応できる方は、相手の安心感や理解を促し、信頼関係の構築や連携強化に効果的です。

職場のコミュニケーションを改善する施策

職場のコミュニケーションを改善するには、一人一人のコミュニケーション能力を向上させるだけでなく、ツールや仕組みを活用する方法もおすすめです。ここでは、職場のコミュニケーションを改善する具体的な施策をご紹介します。

ツールを導入する

業務の透明化と効率化を図るためには、コミュニケーションツールを導入する方法がおすすめです。

たとえば、ワークマネジメントツールを使えば、プロジェクトやタスク、資料が一か所に集約され、関係者は必要な情報をいつでも共有できます。一方、Slackやメールなど用途に応じて使い分けられるツールを導入すれば、情報共有の混乱を抑え、メンバー同士のスムーズな対話が可能になります。

コミュニケーションツールをうまく活用した企業は、職場内での意思疎通が円滑になり、働きやすい職場環境を整えられるでしょう。

定期的な1on1ミーティング

定期的な1on1ミーティングは、上司と部下がじっくり向き合える大切な機会です。業務の進捗だけでなく、悩みやキャリアの方向性など日常では話しづらい本音を共有するきっかけになります。

1on1ミーティングを週1回から月1回といった頻度で継続的に行う職場では、部下は自身の成長を振り返り、課題を整理する機会を得られます。こうした対話を通じて信頼関係を強め、円滑なコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

研修を開催する

コミュニケーション研修を開催することは、社員一人ひとりの伝える力や聞く力、質問力を向上させ、職場のコミュニケーション改善にも効果的です。職員全体のコミュニケーションスキルを底上げすることにより、業務の連携ミスや情報の伝達遅れが減少し、生産性や業務効率の向上が期待されます。

また、研修を通して職場内で会話をする機会も増えるため、お互いの信頼関係も強くなり、人間関係のトラブルを減らせる可能性もあります。階層や対象に応じて研修の内容を設計すれば、より働きやすい組織風土の醸成につながるでしょう。

研修で職場のコミュニケーションを改善しよう

職場での円滑なコミュニケーションは、信頼関係を築き、生産性を高め、働きやすい雰囲気を作るうえで欠かせません。そのためには、個々の意識と組織としての仕組みづくりの両面が重要です。

普段のコミュニケーションでは、以下の7つを意識すると良いでしょう。

・相手の話に耳を傾ける
・相手のペースを合わせる
・自分の意見を明確に伝える
・非言語にも気を配る
・相手を尊重する

一方で、組織として職場のコミュニケーションを改善したい場合は、「ツールの導入」「定期的な1on1ミーティング」「研修の開催」といった施策が有効です。これらは情報共有の効率化や心理的安全性の向上につながり、離職防止やチーム力強化にも効果を発揮します。

とくに、職員のコミュニケーション能力を底上げしたいと考えている方は、研修を開催するのがおすすめです。MCSCでは、某有名テーマパークキャストとしての経験を積んだ講師が、コミュニケーションの本質について講義を行います。コミュニケーション研修を検討される際には、一度お問い合わせください。